Formación bonificada para empresas: requisitos y gestión administrativa

Cómo funciona la formación programada

La formación bonificada —formación programada por las empresas— permite a las empresas organizar formación para sus trabajadores y financiarla aplicando bonificaciones en los seguros sociales. La empresa adelanta el coste y, si cumple los requisitos, lo recupera total o parcialmente a lo largo del ejercicio.

Cada empresa dispone de un crédito anual que depende de lo cotizado por formación profesional el año anterior y del tamaño de su plantilla. El crédito no utilizado no se acumula de un año a otro, salvo en los supuestos previstos por la normativa, por lo que conviene planificar la formación dentro del año natural.

Requisitos que debe cumplir la empresa

La normativa establece una serie de obligaciones para poder aplicar las bonificaciones. Las principales son:

• Tener centros de trabajo en España y cotizar por la contingencia de formación profesional.
• Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social en el momento de aplicar la bonificación.
• Comunicar el inicio de la formación dentro del plazo vigente —en 2026, al menos dos días antes del comienzo— y la finalización antes de bonificar.
• Garantizar que la formación sea gratuita para el trabajador y esté relacionada con la actividad de la empresa.
• Solicitar el informe a la representación legal de los trabajadores, cuando exista, antes del inicio.
• Identificar contablemente los gastos y las bonificaciones, y conservar la documentación durante el periodo exigido.

La cofinanciación según el tamaño de la empresa

Las empresas de más de cinco trabajadores deben financiar con recursos propios una parte del coste de la formación. Según el artículo 9.5 de la Ley 30/2015, la aportación privada mínima es del 5 % para plantillas de 6 a 9 trabajadores, del 10 % de 10 a 49, del 20 % de 50 a 249 y del 40 % a partir de 250. Las empresas de 1 a 5 trabajadores están exentas.

Esta cofinanciación se comprueba de forma global para todo el ejercicio, no curso a curso. Además, los salarios correspondientes a las horas de formación realizadas dentro de la jornada laboral pueden computar como aportación privada, aunque no son bonificables.

Los límites económicos de la bonificación

La cantidad que puede bonificarse por cada acción formativa no es ilimitada: se calcula aplicando unos módulos económicos máximos por participante y hora, que dependen de la modalidad. Los módulos generales vigentes son 9 euros por hora en formación presencial de nivel básico, 13 euros en presencial de nivel superior y 7,50 euros en teleformación, con aplicación proporcional en la modalidad mixta.

Estos módulos se aplican a todas las empresas con independencia de su tamaño, y el resultado se combina con el número de participantes que finalizan la formación cumpliendo los requisitos de participación. Por eso es tan importante el control de asistencia: un participante que no alcanza el mínimo exigible no computa en el cálculo.

La gestión administrativa del expediente

Cada acción formativa genera un expediente que debe estar completo y ordenado: datos del grupo, comunicaciones, documentación de participantes, controles de asistencia o seguimiento, facturas y justificación contable. Con carácter general, esta documentación debe conservarse cuatro años.

La experiencia demuestra que los problemas rara vez vienen de la formación en sí, sino de la administración: plazos perdidos, asistencia mal documentada o costes mal justificados. Una gestión ordenada desde el inicio es la mejor garantía de que la bonificación prevista se convierte en real.

Por dónde empezar

Si tu empresa aún no ha bonificado formación, este orden de pasos funciona bien:

• Consulta el crédito de formación disponible en la aplicación telemática oficial.
• Define qué formación necesita tu plantilla y con qué entidad se impartirá.
• Cierra los datos del grupo y planifica las comunicaciones con antelación.
• Organiza el expediente documental desde el primer día.
• Revisa cada requisito antes de aplicar las bonificaciones.

Guía para consultar el crédito de formación