Qué documentación se necesita para gestionar la formación bonificada

La documentación es la prueba del expediente

En la formación bonificada, lo que no está documentado es difícil de justificar. La empresa que bonifica asume la obligación de acreditar que la formación se realizó, que los participantes cumplieron los requisitos y que los costes fueron reales y correctos.

Por eso conviene pensar la documentación desde el inicio de la acción formativa, y no como un trámite final. Un expediente bien organizado desde el primer día evita improvisaciones y reduce el riesgo de problemas en una comprobación.

Documentación de la acción formativa

Son los documentos que describen qué se va a impartir, cómo y quién lo imparte:

• Programa del curso: contenidos, objetivos y duración.
• Calendario y horarios de las sesiones.
• Modalidad formativa: presencial, aula virtual, teleformación o mixta.
• Datos de la entidad de formación y de los formadores.

Documentación de los participantes

Es la parte más sensible del expediente, porque acredita quién participó y en qué medida. Incluye la relación de participantes con su identificación, los controles de asistencia en modalidad presencial, los registros de conexión en aula virtual o las evidencias de seguimiento y controles de aprendizaje en teleformación, y los diplomas o certificados de aprovechamiento.

Recuerda que un participante solo computa para la bonificación si alcanza el mínimo de participación exigible en su modalidad, por lo que esta documentación debe permitir demostrarlo.

Justificación de los costes

La empresa debe identificar contablemente los gastos de la formación y las bonificaciones aplicadas. Esto incluye las facturas de la entidad de formación o de la entidad organizadora, los justificantes de pago y la imputación contable de los costes.

Si la formación se imparte dentro de la jornada laboral, los costes salariales de esas horas pueden computar como aportación privada de la empresa, pero no son bonificables. Es una distinción importante que conviene reflejar correctamente.

Comunicaciones y representación de los trabajadores

El expediente debe incluir el rastro de las comunicaciones de inicio y finalización realizadas a través de la aplicación telemática oficial, dentro de los plazos vigentes.

Además, si la empresa cuenta con representación legal de los trabajadores, debe solicitarle informe antes del inicio de la formación, aportando la información prevista en la normativa. Omitir este trámite puede impedir adquirir o mantener el derecho a la bonificación, por lo que conviene documentarlo con cuidado.

Cuánto tiempo hay que conservar la documentación

Con carácter general, la documentación justificativa debe conservarse durante cuatro años, según el artículo 18.2 del Real Decreto 694/2017 en su redacción vigente desde 2026, sin perjuicio de los periodos que pueda exigir la legislación comunitaria en determinados casos.

Nuestra recomendación es conservar el expediente completo —y no solo las facturas— de forma ordenada y localizable, en soporte físico o digital, durante todo ese periodo.

Errores documentales más frecuentes

Estos son los fallos que más a menudo complican un expediente:

• Controles de asistencia incompletos o cumplimentados al final del curso.
• Facturas sin identificar correctamente la acción formativa.
• Falta de constancia de las comunicaciones realizadas.
• No haber solicitado el informe a la representación de los trabajadores cuando existe.
• Documentación dispersa entre varias personas o sistemas, sin un expediente único.

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