Errores habituales en la gestión administrativa FUNDAE y cómo evitarlos

Errores en las comunicaciones

El error más costoso es comunicar el inicio de la formación fuera de plazo. La normativa aplicable en 2026 exige comunicar el inicio con al menos dos días de antelación al comienzo del grupo; una comunicación tardía puede comprometer la bonificación de esa acción formativa.

También es frecuente comunicar datos incorrectos —fechas, horarios, participantes— y no corregirlos a tiempo, u olvidar que la finalización debe comunicarse antes de aplicar la bonificación. La prevención es sencilla: planificar las comunicaciones como parte del calendario del curso, no como un trámite de última hora.

Errores en el control de participantes

Cumplimentar las hojas de asistencia al final del curso, no registrar las conexiones en aula virtual o no conservar las evidencias de seguimiento en teleformación son fallos que aparecen una y otra vez en las comprobaciones.

Otro error habitual es comunicar como finalizados a participantes que no alcanzaron el mínimo de participación exigible. Ese participante no computa para la bonificación, y declararlo puede derivar en regularizaciones. La asistencia debe revisarse persona a persona antes de comunicar la finalización.

Olvidar a la representación de los trabajadores

Cuando la empresa cuenta con representación legal de los trabajadores, la normativa exige solicitarle informe antes del inicio de la formación, aportando la información prevista. La representación dispone de quince días para emitirlo; si no responde, el trámite se entiende cumplido.

Omitir esta solicitud no es un detalle menor: la normativa indica que puede impedir adquirir o mantener el derecho a la bonificación. Es uno de los puntos que más conviene documentar con cuidado.

Errores en los costes y la cofinanciación

En la parte económica, los fallos típicos son facturas que no identifican correctamente la acción formativa, costes no imputados contablemente o bonificar por encima de los límites aplicables.

También conviene recordar que las empresas de más de cinco trabajadores deben realizar una aportación privada mínima al coste de la formación —el 5 % en plantillas de 6 a 9, el 10 % de 10 a 49, el 20 % de 50 a 249 y el 40 % a partir de 250, según el artículo 9.5 de la Ley 30/2015—. Los salarios de las horas de formación dentro de la jornada pueden computar como aportación privada, pero no son bonificables.

Errores de conservación y seguimiento

La documentación justificativa debe conservarse, con carácter general, cuatro años. Perder expedientes, dispersar documentos entre varios sistemas o no poder localizar una hoja de asistencia años después son problemas reales cuando llega una comprobación.

Por último, un error de enfoque: tratar la gestión como algo que se resuelve al final. El seguimiento continuo —revisar asistencia semanalmente, comprobar plazos, archivar cada documento cuando se genera— es la forma más barata de evitar todos los errores anteriores.

Cómo organizarse para no cometerlos

Un sistema sencillo de trabajo previene la mayoría de estos fallos:

• Un calendario de cada acción formativa con sus fechas de comunicación marcadas.
• Un expediente único por grupo, físico o digital, con toda su documentación.
• Una lista de comprobación de requisitos antes de aplicar cada bonificación.
• Revisiones periódicas de la normativa vigente, porque plazos y criterios se actualizan.
• Apoyo especializado cuando el volumen de expedientes supera la capacidad interna.

Gestión FUNDAE para empresas y pymes